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Norma Del Pilar Guarderas Grijalva

Norma Del Pilar Guarderas Grijalva

Resumen profesional

Especialista en documentación con extensa trayectoria en la gestión integral de archivos. Capaz de implementar sistemas avanzados de archivado para optimizar el acceso a la información y su conservación. Deseo aportar estas cualidades a una organización que valore la excelencia y la calidad.

Soy una persona que se esfuerza en todo momento por garantizar la satisfacción del cliente. Cuento con amplia experiencia profesional y un sólido conocimiento del sector. Tengo facilidad para trabajar tanto en equipo como de forma independiente, según las necesidades. Busco la oportunidad de demostrar mi valía en una empresa de futuro.

Datos destacados

17
17
years of professional experience
6
6
years of post-secondary education

Experiencia

Oficinista

Dirección General de Registro Civil.Identificación y Cedulación
Quito, Ecuador
01.2023 - Actual
  • Apoyo en otras tareas asignadas por el jefe inmediato.
  • Control ordenado y sistemático del archivo documental de la oficina.
  • Gestión de la base de datos para la realización de trámites y registros.
  • Redacción de documentos sobre los principales temas tratados en las reuniones del área.
  • Recepción y distribución de la correspondencia a las áreas destinadas.
  • Apoyo al secretariado en labores de organización y funcionamiento de la oficina.
  • Atención personal, telefónica y por correo electrónico a clientes y proveedores.
  • Recepción y atención a clientes y visitantes de manera profesional.
  • Conservación de un entorno de trabajo ordenado y eficiente.
  • Atención al cliente, tanto en persona como a través de medios electrónicos, con alta satisfacción.
  • Cumplimiento de procedimientos de archivo físico y digital, asegurando la accesibilidad y confidencialidad.
  • Recepción y distribución eficaz de correspondencia interna y externa, asegurando la adecuada gestión documental.
  • Elaboración de informes estadísticos y presentaciones para la dirección y equipos de trabajo.
  • Manejo de sistemas de gestión de bases de datos para actualización de información del personal.
  • Manejo eficiente de múltiples tareas administrativas bajo presión y con plazos ajustados.
  • Redacción, archivo y revisión de documentación administrativa.
  • Organización de los documentos administrativos físicos y digitales.
  • Organización de documentos físicos y digitales para su fácil acceso y actualización.
  • Back Up Administradora Institucional QUIPUX (Delegación MINTEL)

Asistente Administrativa

Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
Quito, Ecuador
01.2022 - 12.2022
  • Realización de tareas administrativas generales.
  • Redacción de correos, correspondencia y comunicaciones exteriores.
  • Recepción y registro de facturas y documentación contable.
  • Registro de información y actualización del archivo.
  • Manejo de la caja chica.
  • Elaboración de reportes e informes internos.
  • Atención y filtrado de llamadas telefónicas.
  • Gestión de agendas y citas, y actualización del calendario.
  • Control de stock y gestión de compras de materiales y suministros.
  • Soporte administrativo a otras áreas de la empresa.
  • Organización y supervisión de tareas y equipos de trabajo.
  • Mantenimiento y actualización de las bases de datos.
  • Apoyo en la coordinación de eventos corporativos.
  • Manejo avanzado de paquetes informáticos para la gestión documental y administrativa.
  • Organización de viajes de negocios, incluyendo reservas de vuelos y alojamiento.
  • Recepción de visitantes y atención telefónica, ofreciendo un servicio amable y profesional.
  • Redacción y distribución de correspondencia interna y externa de la empresa.
  • Realización de tareas de archivo, asegurando la correcta clasificación de documentos.
  • Organización de documentos físicos y digitales para su fácil acceso y actualización.
  • Comunicación con otras áreas para coordinar procesos internos.

Directora de la Secretaría General

Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación
Quito, Ecuador
01.2016 - 12.2016
  • Evaluación del desarrollo y los resultados de las actividades del personal a cargo.
  • Supervisión y control de las operaciones diarias para garantizar eficiencia y calidad.
  • Gestión de equipos multidisciplinarios para alcanzar objetivos organizacionales.
  • Liderazgo en procesos de fusión o adquisición de empresas.
  • Toma de decisiones en materia de recursos humanos, materiales y financieros.
  • Control del cumplimiento de los reglamentos internos y las normas vigentes.
  • Custodia de los actos suscritos por la máxima autoridad.
  • Certificación de los Documentos

Asistente compras públicas Comunicación Social

DIRECCIÓN DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
QUITO, ECUADOR
01.2013 - 12.2015
  • Seguimiento del ciclo de calidad en las tareas y procesos definidos.
  • Elaboración de pliegos
  • Solicitud de proformas
  • Desarrollo de encuestas y análisis de resultados para estudios de mercado y satisfacción del cliente.
  • Cálculo de tarifas y realización de facturas.
  • Gestión de contratos con clientes y proveedores.
  • Registro, análisis y tramitación de expedientes.
  • Recepción de visitas y atención y derivación de llamadas.
  • Archivo y gestión documental.
  • Control y seguimiento de inventarios de suministros de oficina.
  • Cumplimiento de procedimientos de archivo y gestión documental.
  • Recepción de mensajería y distribución interna de comunicaciones o correspondencia.
  • Búsqueda de información, verificación de esta, registro y actualización de la base datos.
  • Coordinación de la agenda de reuniones y eventos, confirmación y cancelación de citas.
  • Apoyo administrativo y operacional al equipo de liderazgo de la organización.
  • Clasificación documental y orden de los archivos digitales y físicos.
  • Preparación de informes y reportes de datos solicitados por el superior.
  • Redacción de informes sobre los problemas encontrados y las soluciones propuestas.
  • Supervisión de la logística y coordinación de viajes de negocios.
  • Control de agenda (reuniones, citas, llamadas, etc.).
  • Preparación de escritos y recepción y envío de documentos.
  • Asistencia en la preparación de anuncios, catálogos, directorios y otros materiales para su publicación.

Asistente Dirección General

Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
Quito, Ecuador
11.2010 - 12.2013
  • Gestión y archivo de documentación relacionada con la empresa.
  • Preparación de presentaciones y redacción de actas e informes.
  • Filtrado de llamadas y envío y recepción de mensajería y correspondencia.
  • Recepción y atención a visitas de clientes y directivos de empresas.
  • Confirmación y organización de citas con clientes y proveedores.
  • Actualizaciones de inventario y gestión de adquisiciones de material de oficina.
  • Organización de viajes para visitar clientes y asistir a ferias.
  • Organización de reuniones presenciales y virtuales mediante soluciones de videoconferencia.
  • Coordinación de comunicaciones internas y externas de la dirección general.
  • Gestión de agendas de alta dirección, incluyendo la coordinación de reuniones y viajes.
  • Archivo y organización de documentos físicos y digitales.
  • Transcripción, redacción y administración de documentos.
  • Atención de llamadas telefónicas y derivación a la persona adecuada.
  • Realización del inventario y pedido de los artículos de uso diario en la oficina.

Asistente y encargada de cobros de Afiliaciones

Cámara de Agricultura y Ganaderia I Zona
Quito, Ecuador
01.2006 - 10.2011
  • Preparación de informes y reportes de datos solicitados por el superior.
  • Clasificación documental y orden de los archivos digitales y físicos.
  • Coordinación de la agenda de reuniones y eventos, confirmación y cancelación de citas.
  • Recepción de mensajería y distribución interna de comunicaciones o correspondencia.
  • Verificación de existencias y recursos materiales para realizar pedidos de suministros.
  • Contacto con proveedores, organización de facturas y verificación de compras.
  • Asistencia para el desplazamiento de personas con problemas de movilidad.
  • Atención y resolución de consultas de clientes vía telefónica y digital.
  • Gestión de comunicaciones internas y externas, incluyendo correo electrónico y correspondencia física.
  • Cumplimiento de procedimientos de archivo y gestión documental.
  • Coordinación de agendas y manejo de compromisos para directivos.
  • Control y seguimiento de inventarios de suministros de oficina.
  • Redacción y distribución de comunicados y material informativo interno.
  • Archivo y gestión documental.
  • Control de agenda (reuniones, citas, llamadas, etc.).
  • Contacto con organismos públicos y privados.

Formación

Bachiller en Comercio y Administración - Contable Administrativo

Colegio Víctor Emilio Estrada
Quito
10.1980 - 07.1986

Enfatiza tus habilidades clave

  • Trabajo en equipo
  • Puntualidad y compromiso
  • Control del estrés
  • Habilidades administrativas
  • Excelente atención al cliente
  • Técnicas de archivo
  • Personalidad resolutiva
  • Dotes de comunicación
  • Digitalización de datos
  • Persona proactiva
  • Organización y archivo de datos
  • Flexibilidad y adaptación
  • Excelente presencia
  • Redacción de informes y documentación técnica
  • Clasificación de expedientes
  • Gestión documental

Cursos

  • Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo Metodología de Gestión Documental y Archivo Acuerdo Ministerial 1043 (vigente)
  • Gestión de Archivo
  • Sistema de Gestión Documental QUIPUX (Back-Up Administrdora Institucional QUIPUX) Actualmente.


Telefono de contacto

0988571354

Cronología

Oficinista

Dirección General de Registro Civil.Identificación y Cedulación
01.2023 - Actual

Asistente Administrativa

Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
01.2022 - 12.2022

Directora de la Secretaría General

Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación
01.2016 - 12.2016

Asistente compras públicas Comunicación Social

DIRECCIÓN DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
01.2013 - 12.2015

Asistente Dirección General

Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
11.2010 - 12.2013

Asistente y encargada de cobros de Afiliaciones

Cámara de Agricultura y Ganaderia I Zona
01.2006 - 10.2011

Bachiller en Comercio y Administración - Contable Administrativo

Colegio Víctor Emilio Estrada
10.1980 - 07.1986

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